Über die Bund-Länder-Kooperation für digitale Beschaffung

„Gemeinsam für eine digitale Beschaffung“ – Unter diesem Motto haben sich der Bund, die Länder Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz sowie die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) unter der Federführung der Freien Hansestadt Bremen im Auftrag des IT-Planungsrates zusammengeschlossen und die „Kooperation zur standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses“ gegründet.

Ziel der Kooperation ist die medienbruchfreie und durchgängige Digitalisierung aller Teilprozesse der öffentlichen Beschaffung. Aufbauend auf den Erfahrungen bisheriger Digitalisierungsvorhaben werden hierfür arbeitsteilig Konzepte und Standards entwickelt, in Pilotvorhaben erprobt und betrieben.

Lesen Sie hier weiter, um sich über die Ziele der Bund-Länder-Kooperation für digitale Beschaffung sowie unsere Kooperationsmitglieder zu informieren.

Vision

In unserer Kooperation zur „Digitalen Beschaffung“ vereinen wir unsere Kräfte, um einen bedeutenden Wandel im Öffentlichen Einkauf zu gestalten. Wir sind der treibende Motor für die Herstellung von Interoperabilität und die Schaffung von Standards, indem wir als Visionsgeber und Vordenker agieren. Unser Ziel ist es, Rahmenbedingungen zu schaffen, die eine hohe Marktbeteiligung bei Ausschreibungen ermöglichen, die praxisrelevante Mehrwerte für die Öffentliche Verwaltung generieren und die Attraktivität des Öffentlichen Einkaufs stärken. Mit diesem Ziel soll den Anforderungen des demografischen Wandels Rechnung getragen werden.

Wir fördern und stärken die Zusammenarbeit zwischen Bund und Ländern, indem wir ein Forum mit Fachwissen bieten und eine Anlaufstelle für Politik, Wirtschaft und Wissenschaft sind. Dabei blicken wir über nationale Grenzen hinaus nach Europa, um eine Vernetzung auf internationaler Ebene zu fördern. Durch stetigen Dialog mit der Politik hinterfragen wir bestehende Strukturen und schaffen eine Kooperation, die visionär und taktgebend ist.

Unsere Arbeit konzentriert sich auf den Bau von nachnutzbaren Anwendungen, die den Nutzer:innen in den Mittelpunkt stellen, um Synergieeffekte zu generieren und Mehrwerte zu schaffen. Wir betrachten den gesamten Einkaufs- und Beschaffungsprozess der Öffentlichen Verwaltung und streben nach der Schaffung von Best-Practice, um den Einkaufssektor nachhaltig zu verbessern. Dabei berücksichtigen wir auch die aktuellen Themen zu Open Data, Data Governance, KI und die Automatisierung.

Diese Kooperation ist unentbehrlich für die digitale, nachhaltige Transformation der Beschaffung der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland.

Ziele der Kooperation für digitale Beschaffung

Das Bild zeigt in der Mitte einen Umzugskarton und drumherum Pfeile, die im Kreis laufen.

Prozesse

Wir optimieren die öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesse durch Digitalisierung, Standardisierung und Automatisierung.

Das Icon zeigt ein Smartphone mit einem Einkaufswagen in der Mitte.

Zugang

Wir machen den Zugang zur digitalen Beschaffung für Unternehmen attraktiver und unterstützen Verwaltungen durch nutzerfreundliche Lösungen.

Das Bild zeigt ein Puzzle, bei dem ein passendes Teil eingesetzt wird.

Standards

Wir entwickeln europaweite Standards (wie z. B. eForms) und Infrastrukturen (wie z. B. das Peppol- Netzwerk) für praxistaugliche digitale Beschaffungsprozesse weiter.

Ziel ist Verlässlichkeit und Transparenz durch Standards im automatisierten Datenaustausch.

Das Bild zeigt zwei Hände, die ineinander greifen.

Nachnutzung

Wir stellen die Übertragbarkeit bzw. Nachnutzbarkeit aller Ergebnisse für weitere Länder sicher.

Viele der Online-Dienste, die im Rahmen der Kooperation entwickelt wurden, sind bereits zur Mitnutzung verfügbar.

Das Bild zeigt eine aufsteigende Rakete.

Zukunft

Wir identifizieren und nutzen Zukunftspotentiale, z.B. von Open Data, für bedarfsgerechte strategische Einkaufsentscheidungen.

Mitglieder

Freie Hansestadt Bremen

Die Freie Hansestadt Bremen hat die Federführung der Kooperation inne. Die Freie Hansestadt Bremen treibt die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen in Deutschland weiter voran. Im Umsetzungsprojekt „Vergabe“ wurden effiziente und einfache Lösungen für Unternehmen und Behörden im Kontext der digitalen Beschaffung entwickelt. Bremen verantwortet das Arbeitspaket Peppol und Vermittlungsdienst im Datenservice Öffentlicher Einkauf.

Bundesministerium des Inneren und für Heimat

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat, kurz BMI, ist eine oberste Bundesbehörde und verantwortet Themen wie innere Sicherheit, den öffentlichen Dienst und die Organisation der öffentlichen Verwaltung, insbesondere die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung sowie Bürokratieabbau. Das BMI ist gemeinsam mit Bremen im Arbeitspaket „Open Data im Bekanntmachungsservice“ sowie dem Arbeitspaket „Bekanntmachungsservice als Vermittler“ führend.

Beschaffungsamt des BMI

Das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) ist als größter ziviler Beschaffer des Bundes der zentrale Ausrüster für die öffentliche Verwaltung in Deutschland. Das BeschA ist im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat angesiedelt. Gemeinsam mit dem Bund verantwortet das BeschA das Teilprojekt „Standardbasierte Vereinfachung des Unternehmenszugangs zur öffentlichen Beschaffung“.

Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen

Nordrhein-Westfalen hat in den vergangenen Jahren bei der digitalen Transformation eine große Aufholjagd gestartet und ist bei digitaler Infrastruktur und digitaler Verwaltung mittlerweile Vorreiter in Deutschland. Im Rahmen der Kooperation führt das MWIKE das Teilprojekt „Bieterorientierter Zugang zu Vergabeverfahren und Umsetzung von durchgehenden Prozessketten bei der Beschaffungsabwicklung auf Basis öffentlicher Standards“.

Rheinland-Pfalz

Mit Unterstützung von Bund und Bremen verantwortet Rheinland-Pfalz das Teilprojekt „Weiterentwicklung elektronische Leistungsverzeichnisse (XKatalog)“. Gleichzeitig unterstützt Rheinland-Pfalz das Teilprojekt „Bieterorientierter Zugang zu Vergabeverfahren und Umsetzung von durchgehenden Prozessketten bei der Beschaffungsabwicklung auf Basis öffentlicher Standards“.

Landesbetrieb für Mobilität Rheinland-Pfalz

Der Landesbetrieb Mobilität Rheinland-Pfalz (LBM) plant, baut und unterhält den überwiegenden Teil der Bundes-, Landes- und Kreisstraßen in Rheinland-Pfalz. Neben dem Straßenbau ist der LBM für Fragen des Verkehrs zu Lande und in der Luft zuständig.

Universität Koblenz

Die Universität Koblenz ist eine der jüngsten Universitäten Deutschlands. Kurze Wege und gelebte Interdisziplinarität prägen Forschung, Lehre und Universitätsalltag. Im Rahmen der Kooperation verantwortet die Uni Koblenz die Teilprojekte Qualifizierung von Unternehmen (Präqualifizierung/ESPD/Registermodernisierung/SDG) sowie „Konzeptionierung eines EfA-Behördenverzeichnis zur einfachen Adressierung und Nachnutzung von Stammdaten von Behörden“.

Koordinierungsstelle für IT-Standards

Die KoSIT hat die Aufgabe, die Entwicklung und den Betrieb von IT-Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung zu koordinieren. Die KoSIT unterstützt den IT-Planungsrat in dessen Aufgabe, fachunabhängige und fachübergreifende IT-Interoperabilitäts- und IT-Sicherheitsstandards zu beschließen und Bund-Länder-übergreifende E-Government-Projekte zu steuern.

Grundsätze der Kooperation

Die Kooperation baut auf den Erfahrungen bisheriger Digitalisierungsvorhaben wie E-Rechnung und XRechnung auf und schafft einen Mehrwert, indem der gesamte Beschaffungsprozess medienbruchfrei und durchgängig digitalisiert wird.

Das Bild zeigt in der Mitte einen Umzugskarton und drumherum Pfeile, die im Kreis laufen.

Das Bild zeigt drei angedeutete Köpfe und in der Mitte eine Glühbirne.

Die Kooperationspartner arbeiten arbeitsteilig an einzelnen Teilprozessen, die im Gesamtprozess ideal ineinandergreifen. Der kontinuierliche Austausch untereinander sowie die Weiterentwicklung unter Einbezug aller Beteiligten sichern dabei den Erfolg der Projekte der Kooperation.

Beschaffungsprozess

Der Gesamtprozess der Beschaffung umfasst die Bedarfserhebung, das Vergabeverfahren inkl. Präqualifizierung sowie die Vertragsdurchführung und den Einkauf. Die Vertragsdurchführung und der Einkauf beinhalten die Prozesse Katalogmanagement, Bestellung, Lieferung-/Leistungsbestätigung sowie Rechnungsverarbeitung und Zahlung anweisen.