eForms in der Unterschwelle

• Zielsetzung von eForms: Digitalisierung und Standardisierung der Vergabeverfahren ober- und mittelfristig auch unterhalb der EU-Schwellenwerte
• Standardisiertes Format: einheitliche elektronische Formulare für öffentliche Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte (eForms-UnS) analog zu den Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte
• Nutzen: erhöhte Transparenz, Grundlage für das Once-Only-Prinzip, verbesserte Datenqualität und erweiterte Nachnutzbarkeit der Daten
• Bund-Länder-Kooperation: Die Umsetzung des Projekts erfolgt durch die Bund-Länder-Kooperation zur standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs.
• Pilotierung & Rollout: Bis Ende September 2025 erfolgt eine Pilotierung der auf eForms-UnS angepassten Software im Bund und in einzelnen Ländern. Anschließend ist die mögliche Einführung in der Breite geplant.

Das Projekt hat sich zum Ziel gesetzt, die Basis für die Nutzung von eForms bei Vergabeverfahren auch unterhalb der EU-Schwellenwerte zu schaffen – fachlich, technisch und regulatorisch.

Dabei stehen folgende Aspekte im Fokus:

• Digitalisierung der Beschaffung: Einheitliche digitale Prozesse für möglichst alle Bekanntmachungen werden eingeführt.
• Optimierung der Datenqualität: Einheitliche und strukturierte Daten erleichtern die Verarbeitung und Analyse.
• Förderung des Wettbewerbs: Mehr Transparenz und einfache Vergleichbarkeit erhöhen die Teilnahmebereitschaft an öffentlichen Vergabeverfahren.

eForms sind standardisierte elektronische Formulare, die für die einheitliche Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungsdokumenten eingesetzt werden. Sie basieren auf EU-weiten Formaten und bieten:

• Transparenz & Vergleichbarkeit: Einheitliche Datenformate machen Vergabeverfahren nachvollziehbar und erleichtern Vergleiche.
• Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand und vermeiden doppelte Datenerfassung.
• Interoperabilität: Die nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme der öffentlichen Verwaltung wird gewährleistet.

Für Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte wird seit Oktober 2023 der Standard eForms-DE verpflichtend genutzt. Im Rahmen des Bund-Länder-Kooperationsprojekts werden nun auch Vorschläge für Unterschwellenverfahren entwickelt.

In welcher Phase befindet sich das Projekt aktuell und was ist in Zukunft noch geplant?

Über den Datenservice Öffentlicher Einkauf (www.oeffentlichevergabe.de) können an zentraler Stelle Bekanntmachung zu öffentlichen Vergabeverfahren in Deutschland abgerufen werden. Er bietet:

• Zentrale Plattform für Bieter: Informationen zu Ausschreibungen werden einheitlich und transparent bereitgestellt, was das Suchen und Finden für Bieter erheblich erleichtert.
• Effizienzsteigerung: Durch automatisierte Datenübermittlung werden Prozesse bei Vergabestellen sowie IT-Fachverfahrensherstellern beschleunigt und Fehlerquellen minimiert.
• Erhöhte Datenqualität: Strukturierte standardisierte Daten ermöglichen eine einfache Analyse und Nachvollziehbarkeit der Vergabeverfahren.
• Vorteile für alle Beteiligten: Vergabestellen, Bieter und die öffentliche Verwaltung profitieren von einer klaren digitalen Informationsbasis. Dabei werden Bekanntmachungen oberhalb der Schwellenwerte mit Hilfe eForms-DE strukturiert dargestellt. Bekanntmachungen, die unterhalb der Schwellenwerte noch von service.bund.de übernommen werden, werden im bisherigen rudimentären Umfang dargestellt.

In welcher Phase befindet sich das Projekt aktuell und was ist in Zukunft noch geplant?

• Pilotphase: Als Hilfestellung zur Implementierung in Vergabeplattformen wurde die erste Version des deutschen Software Development Kits (SDK-DE) im Unterschwellenbereich bereitgestellt. Dieses befindet sich aktuell in der Test- bzw. Pilotierungsphase.
• Implementierung: IT-Fachverfahrenshersteller arbeiten derzeit an der Integration und praktischen Umsetzung der Unterschwellenformulare in ihren Vergabemanagementsystemen. Erste Vergabestellen pilotieren seit Anfang 2025.
• Meilensteine:
  • Die erste Veröffentlichung SDK-DE inkl. neuer elektronischer Unterschwellenformulare erfolgte am 18.10.2024.
  • Der Abschluss der erweiterten Pilotierungsphase ist für Ende September 2025 geplant.
• Rollout: Nach Ende der Pilotierungsphase wird das Feedback gesammelt und in eine neue Version 1.0 überführt. Anschließend sollen die neuen elektronischen Unterschwellenformulare stetig weiterentwickelt und zunächst zur weiteren freiwilligen Nutzung ausgerollt werden

• Seien auch Sie Teil davon.
• Nutzen Sie die Chance, die Zukunft mitzugestalten.
• Motivieren Sie Ihren Plattformanbieter mitzumachen.
• Nehmen Sie als Vergabestelle an der Pilotierung für eForms-UnS teil.

Um eine praxisnahe Einführung von eForms-UnS zu ermöglichen, findet eine Pilotierungsphase statt. Ein Ziel hierbei ist, den Umfang der Datenerfassung objektiv und transparent zu vergleichen. Dies betrifft sowohl den Aufwand für die Erfassung als auch die derzeitige und zukünftige Befüllung der  eForms-basierten Oberflächen.

Als teilnehmende Vergabestelle wirken Sie konstruktiv beim Erkennen von Optimierungsmöglichkeiten und Nutzenpotenzialen einer praxisorientierten Verwendung von eForms-UnS mit.

Die Vorteile eines standardisierten Datenaustauschformats wie erhöhte Datenqualität und ‑quantität sowie eine verbesserte Transparenz sind mit dem eForms-Standard bisher vorrangig Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte vorbehalten. Mit dem Umsetzungsprojekt von eForms-UnS sollen diese auch für nationale Vergabeverfahren mit dem Datenservice Öffentlicher Einkauf im Verbund mit nationalen Vergabeplattformen unmittelbar erschlossen werden.

Im Vergleich zu Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte, werden mit eForms-Uns Vorgaben erheblich reduziert und auf national möglichst wenige und einfach anzuwendende Felder beschränkt. So wird der Umfang der zu erfassenden Datenfelder gegenüber EU-weiten Feldvorgaben je nach fachlichem Kontext um mindestens die Hälfte reduziert.

Es ist richtig, dass die Einführung von eForms-UnS primär Vergabeplattformanbieter betrifft. Diese implementieren das neue Datenaustauschformat in ihrer Vergabesoftware, die von Vergabestellen genutzt wird. Vergabestellen sind somit tatsächlich nicht unmittelbar von den Änderungsplanungen betroffen, sofern Vergabeplattformanbieter die Einführung von eForms-UnS nicht mit einer Änderung der Oberflächengestaltung verbinden.

ABER: Bei einer Nicht-Teilnahme wird auf die Möglichkeit zur Mitgestaltung des eigenen Arbeitsumfeldes verzichtet. Eine Mitwirkung beim „Was“ und „Wie“ der zukünftigen praktischen Abläufe (Pflichtangaben, optionale Felder, Nutzerführung etc.) hilft, mögliche Fehlentwicklungen zu vermeiden.

Mitzugestalten ist wie wählen: Jede Stimme zählt.

Vorteile für Vergabestellen: siehe nachfolgende Frage.

Vereinheitlichte Datenstrukturen und eine daraus abgeleitete standardisierte Datenerfassung können nicht nur zu einer Harmonisierung von Arbeitsabläufen in den Vergabestellen führen. Der in Folge der übergreifend standardisierten Datenstrukturen vereinfachte Zugang für privatwirtschaftliche Unternehmen zu Bekanntmachungen öffentlicher Vergabestellen sollte auch zu einer erhöhten Anzahl wettbewerbsfördernder Angebote führen.

Den Vergabestellen bietet der Bekanntmachungsservice des Datenservice Öffentlicher Einkauf zudem die Möglichkeit, vergleichbare Bekanntmachungen zu finden und deren Inhalte für eigene Vergabeverfahren qualitätssteigernd nachgenutzt werden können.

Eine generelle und vom Schwellenwert unabhängige Erfassung von Vergabebekanntmachungen eröffnet die Chance, zur Entlastung in den Vergabestellen perspektivisch auf den bisher zusätzlichen Meldeweg für Vergabestatistikdaten an das Statistische Bundesamt verzichten zu können. Unter Einhaltung des Once–Only-Prinzips (Link zu einer Erklärung des Once-Only-Prinzips vom Bundesministerium für Finanzen) ist geplant, dass die Vergabestatistik zukünftig automatisiert über den Datenservice Öffentlicher Einkauf bedient werden kann.

Bei Interesse an der Teilnahme der Pilotierung von eForms-UnS wenden Sie sich bitte per E-Mail an das Projektteam unter info@datenservice-oeffentlicher-einkauf.de.

Eine allgemeingültige Antwort auf diese Frage gibt es nicht, da eine Teilnahme nur zusammen mit der Ihnen als Vergabestelle verfügbaren Vergabeplattform erfolgen kann.
Falls Sie Fragen zur grundsätzlichen Gestaltung einer Pilotierung mit eForms-UnS haben, wenden Sie sich gerne an das Projektteam unter info@datenservice-oeffentlicher-einkauf.de.

Haben Sie Fragen oder benötigen Sie weitere Informationen?

Nutzen Sie unser Kontaktformular oder wenden Sie sich direkt an die Projektverantwortlichen:

• Kontaktformular: Zum Kontaktformular
• Projektteam: info@datenservice-oeffentlicher-einkauf.de

Wenn Sie als Vergabestelle ebenfalls gerne an der Pilotierung von eForms in der Unterschwelle teilnehmen möchten, teilen Sie dies bitte dem Projektteam per E-Mail (s. o.) mit und wenden Sie sich an Ihren zuständigen IT-Fachverfahrenshersteller.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und unterstützen Sie gerne bei der Umstellung auf einen modernen digitalen Beschaffungsprozess!