Fachartikel: Umsetzung von eForms für die Unterschwelle durch die Bund-Länder-Kooperation zur Digitalisierung der Beschaffung

Das Projekt der Bund-Länder-Kooperation zur Digitalisierung der Beschaffung verfolgt im Kontext der OZG-Umsetzung das Ziel, standardisierte Bekanntmachungen für Vergabeverfahren auf Basis des Formats eForms-DE auch im Unterschwellenbereich zu etablieren. Dies ist u.a. im Sinne einer Standardisierung der Datenaustauschformate aller Vergabeverfahren sinnvoll und notwendig, da aktuell über 80% der Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte durchgeführt werden. Das Projekt soll bis Ende 2024 eine umfassende Grundlage schaffen, um die Nutzung von eForms-DE für die Unterschwelle in Vergabeplattformen zu ermöglichen.  

1. Hintergrund und Projektauftrag 

Die Schwerpunkte des Projekts liegen auf der Entwicklung des eForms-Standards sowie auf der Initiierung notwendiger Anpassungen bestehender gesetzlicher Regelungen auf Bundes- und Landesebene, sodass nationale Ausschreibungen eForms-konform erfasst und veröffentlicht werden können. Das Projekt orientiert sich an den Verfahren zu EU-weiten Vergabeverfahren und berücksichtigt spezifische Anforderungen für Liefer-, Dienst- und Bauleistungen. Im Oktober 2024 wird eine pilotierungsfähige Version des Standards eForms-DE-UnS vorliegen, die in Vergabeplattformen implementiert werden kann.  

An der Entwicklung beteiligt sind die Mitglieder der Bund-Länder-Kooperation zur Digitalisierung der Beschaffung:

Diese Grafik zeigt die Struktur der Kooperation, einschließlich der wichtigsten Akteure wie dem Bund, den Ländern Bremen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz sowie der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards).  

2. Projektziele

Das Projekt zielt im Kern darauf ab, eine Erfassung und Publikation von Bekanntmachungen zu vereinfachen. Dies soll über homogene Übertragungswege und Strukturen im Verbund des Datenservice Öffentlicher Einlauf mit den verschiedenen Vergabeplattformen von Bund, Ländern und Kommunen erfolgen. Ein weiterer Fokus liegt auf einer integrierten Bedienung der Vergabestatistik gemäß Vergabestatistikverordnung, was den Aufwand paralleler Meldewege zukünftig vermeiden hilft.  

Zentrale Projektziele:  

  • Darstellung und Initiierung der notwendigen rechtlichen Anpassungen
  • Erarbeitung eines einheitlichen Standards zur Erfassung zu veröffentlichender Bekanntmachungsdaten zu Vergabeverfahren unterhalt der EU-Schwellenwerte
  • Implementierung einer eForms-konformen Lösung für Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte
  • Pilotierung der Nutzung des Standards eForms-DE-UnS ab Ende 2024

Die Einführung des einheitlichen Standards eForms-DE für den Unterschwellenbereich bringt eine Vielzahl von Vorteilen für alle Beteiligten am öffentlichen Einkaufsprozess mit sich.

Nutzen für Vergabestellen

Vergabestellen, die für die Durchführung öffentlicher Ausschreibungen verantwortlich sind, profitieren von der Standardisierung durch eForms-DE für die Unterschwelle:

Nutzen für Unternehmen (Bieter)

Auch Unternehmen, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, haben deutliche Vorteile durch die Einführung eines einheitlichen Standards:

  • Effizienzsteigerung: Die einheitliche Struktur von Bekanntmachungen ermöglicht organisationsübergreifende, einheitliche Vorgehensweisen.  
  • Bessere Datenqualität: Da alle Informationen in einem einheitlichen Format klar strukturiert und vollständig erfasst werden, wird die Datenqualität erheblich verbessert. Damit wird ein wesentlicher Beitrag zur Verbesserung datengetriebener Analysen und statistischer Auswertungen geleistet.   
  • Integration mit bestehenden Systemen: Durch den Einsatz des Datenservice Öffentlicher Einkauf und der Vereinheitlichung im eForms-DE-Standard wird der plattformübergreifende Austausch von Bekanntmachungsdaten vereinfacht.  
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Vergabestellen können die Ausschreibungen durch die Einführung eines standardisierten Verfahrens leichter nachverfolgen und überwachen, was zur Erhöhung der Transparenz beiträgt und die Möglichkeit bietet, Prozesse zu optimieren.
    Auf Basis des Standards eForms lassen sich Ausschreibungsprozesse leichter harmonisieren, so dass Kapazitätsengpässe leichter ausgeglichen werden können und sich die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse erhöhen. 
  • Zugang zu mehr Ausschreibungen: Wie bereits die EU-weiten Ausschreibungen werden die nationalen Ausschreibungen auch über die Komponente des Datenservice Öffentlicher Einkauf, dem Bekanntmachungsservice als zentralem Ort zum Finden und Auswählen von Bekanntmachungen öffentlicher Auftraggeber aus Bund, Ländern und Kommunen verfügbar sein. Damit werden Informationen zu nationalen Vergabeverfahren leichter zugänglich. Unternehmen können effizienter auf Ausschreibungen zugreifen, da sie nicht mehr unterschiedliche Systeme und Formate der einzelnen Vergabeplattformen recherchieren und nutzen müssen.  
  • Einfachere Teilnahme: Der bundesweite standardisierte Aufbau von Ausschreibungsunterlagen macht es für Unternehmen einfacher, die Anforderungen zu verstehen und entsprechend darauf zu reagieren. Die Vereinheitlichung reduziert Missverständnisse und verringert den Aufwand, sich an unterschiedliche Regelungen anzupassen.  
  • Faire Wettbewerbsbedingungen: Durch die Nutzung eines einheitlichen Standards werden alle Bieter gleichbehandelt, was die Wettbewerbsbedingungen verbessert. Dies sorgt für mehr Chancengleichheit, da potenziell alle Unternehmen auf dieselben Informationen zugreifen und dieselben Rahmenbedingungen vorfinden.  
  • Zeitersparnis und Kosteneffizienz: Die Notwendigkeit, sich immer wieder an verschiedene Ausschreibungsprozesse anzupassen, entfällt. Dies spart Zeit und Kosten, insbesondere für Kleinst-, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die oft nicht über spezialisiertes Personal für Ausschreibungen der öffentlichen Verwaltung verfügen.  

Nutzen für den Staat und die öffentliche Verwaltung

Nutzen für die Allgemeinheit

Auf gesamtstaatlicher Ebene bringt die Einführung von eForms-DE für den Unterschwellenbereich folgende Vorteile:

Auch die Allgemeinheit profitiert von der Einführung von eForms-DE für den Unterschwellenbereich: 

Auf gesamtstaatlicher Ebene bringt die Einführung von eForms-DE für den Unterschwellenbereich folgende Vorteile:  

  • Verbesserte Vergabestatistik: Die gesammelten und standardisierten Daten zu Vergabeverfahren ermöglichen eine bessere Auswertung und Analyse. Eine qualitativ hochwertige Datenbasis erleichtert fundierte politische Entscheidungen und Regelungen.  
  • Langfristige Kostensenkungen: Die Einführung des übergreifend anwendbaren eForms-Standards reduziert langfristig die Kosten für die Entwicklung und Wartung unterschiedlicher technischer Systeme und Plattformen auf Bundes- und Länderebene. Eine einheitliche IT-Infrastruktur führt zu Synergien und steigert die Effizienz bei der Implementierung wie auch im Betrieb.  

Auch die Allgemeinheit profitiert von der Einführung von eForms-DE für den Unterschwellenbereich:  

  • Mehr Transparenz im öffentlichen Einkauf: Die Öffentlichkeit hat einen besseren Einblick in die ausschreibungsspezifischen Prozesse, was Vertrauen in die Integrität und Fairness öffentlicher Ausschreibungen stärkt. Dies trägt zu Vertrauen der Bürger in die Verwaltung und die korrekte Verwendung öffentlicher Mittel bei.  
  • Förderung von Wettbewerb und Innovation: Durch die einfachere Teilnahme an Vergabeverfahren und die besseren Rahmenbedingungen für Unternehmen und insbesondere KMU wird der Wettbewerb gefördert. Dies führt zu vielfältigeren Angeboten und innovativeren Lösungen, was der öffentlichen Hand und letztlich den Bürgern zugutekommt.  
  • Nachnutzung der Daten: Die Ausschreibungsdaten der Unterschwelle werden der Allgemeinheit über eine Open-Data-Schnittstelle des Bekanntmachungsservices analog zu den Daten EU-weiter Ausschreibungen zur Verfügung gestellt und so zu einer zusätzlichen Transparenz des öffentlichen Einkaufs beitragen. 

Fazit

Die Einführung von eForms-DE für die Unterschwelle ist ein wichtiger Schritt hin zu einer vereinfachten, effizienteren und transparenteren Beschaffung im öffentlichen Bereich. Sie richtet die Arbeit der Vergabestellen stärker am Markt und den berechtigten Interessen der Politik an mehr Wettbewerb und aussagekräftigeren Daten aus, schafft fairere Bedingungen für Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen und führt damit auch zu einer besseren Nutzung von Ressourcen in der öffentlichen Verwaltung. Letztendlich profitiert auch die Allgemeinheit von einer verbesserten Transparenz und einem gesteigerten Wettbewerb im öffentlichen Einkauf.